......

Quy định về sử dụng văn bản điện tử để giao dịch hành chính của Trường Đại học Cần Thơ

Điều 1. Mục tiêu sử dụng giao dịch văn bản điện tử

Sử dụng giao dịch văn bản điện tử nhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào quản lý giáo dục, giảm thiểu việc sử dụng văn bản giấy, tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn và cước phí bưu điện, góp phần thực hiện cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và xử lý công việc của Trường.

Điều 2. Phạm vi điều chỉnh

1. Văn bản điện tử thuộc phạm vi điều chỉnh của quy định này là những văn bản điện tử được tạo ra, gửi, nhận và lưu giữ bằng phương tiện điện tử (máy tính, các thiết bị điện tử, tin học ...), đảm bảo thể hiện đầy đủ nội dung và thể thức của văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính đã được cấp có thẩm quyền ký ban hành theo quy định của pháp luật, phục vụ công tác quản lý, điều hành của Trường Đại học Cần Thơ.

2. Không áp dụng hình thức giao dịch văn bản điện tử đối với các văn bản tuyệt mật, tối mật, mật. Việc giao dịch các văn bản này thực hiện theo các quy định hiện hành của Nhà nước.

3. Qui định này được áp dụng cho tất cả các đơn vị, cán bộ, viên chức Trường và sinh viên, học viên đang theo học tại Trường.

Điều 3. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

Văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản, không nhất thiết phải có chữ ký và dấu, có giá trị pháp lý tương đương như văn bản giấy.

Điều 4. Các dạng văn bản điện tử và hình thức giao dịch

1. Các dạng văn bản điện tử sử dụng trong giao dịch bao gồm:

a) Tập tin (file) dạng văn bản, bảng tính được tạo lập bằng các ứng dụng văn phòng có phần mở rộng (đuôi) là: .doc, .pdf, .xls, .odt.

b) Tập tin (file) dạng ảnh được tạo ra từ máy quét, máy chụp hình kỹ thuật số.

c) Tập tin đồ thị, đồ họa phục vụ quản lý chuyên ngành.

2. Các hình thức giao dịch văn bản điện tử bao gồm:

a) Công bố trên trang thông tin điện tử (Website) của Trường.

b) Đưa vào cơ sở dữ liệu văn bản công khai trên mạng của Trường.

c) Gửi thư điện tử cung cấp toàn bộ văn bản hoặc thông tin tóm tắt về văn bản và địa chỉ lưu giữ trên mạng.

Điều 5. Nguyên tắc sử dụng giao dịch văn bản điện tử

1. Các văn bản có phạm vi ảnh hưởng và đối tượng áp dụng trong toàn Trường được công bố trên trang thông tin điện tử của Trường và đưa vào cơ sở dữ liệu văn bản của Trường.

2. Các văn bản có phạm vi ảnh hưởng và đối tượng áp dụng hẹp (một nhóm đối tượng) được gửi tới hộp thư điện tử (email) của nơi nhận, đồng thời đưa vào cơ sở dữ liệu văn bản của Trường.

3. Kết hợp sử dụng giao dịch văn bản điện tử với việc gửi văn bản giấy đối với các trường hợp cần sử dụng văn bản giấy để làm các thủ tục khác liên quan đến tổ chức, cá nhân.

Điều 6. Văn bản chỉ sử dụng hình thức giao dịch văn bản điện tử

1. Văn bản hành chính bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật; chỉ thị; quyết định; thông báo; thông cáo; công văn; công điện; công thư; kế hoạch; chương trình; phương án, đề án, báo cáo, văn bản chỉ đạo chuyên môn; văn bản hướng dẫn nghiệp vụ; giấy triệu tập hội nghị, hội thảo; giấy mời họp; biểu mẫu thống kê . . . được gửi tới các địa chỉ email của các đơn vị, cá nhân đồng thời đưa lên Website của Trường.

2. Văn bản hành chính sau khi đã được công bố trên mạng, gửi qua thư điện tử, nếu có yêu cầu từ các đối tượng nơi nhận sẽ được gửi nhắc lại bằng văn bản giấy.

Điều 7. Văn bản được kết hợp áp dụng giao dịch điện tử và văn bản giấy

1. Văn bản có tính chất pháp lý liên quan tới đơn vị hoặc cá nhân (phạm vi ảnh hưởng lâu dài cho đối tượng áp dụng), bao gồm:

- Quyết định thành lập các đơn vị trực thuộc Trường và bộ môn, trung tâm trực thuộc đơn vị.

- Quyết định có phạm vi hẹp và ảnh hưởng trực tiếp tới quyền lợi và nghĩa vụ của một hoặc vài đơn vị, tổ chức, cá nhân.

- Văn bản liên quan đến phân bổ ngân sách, vốn.

2. Văn bản mời dự các hội nghị, họp quan trọng của Trường; mời dự các phiên họp đặc biệt, có phạm vi hẹp.

3. Các trường hợp đặc biệt, tùy theo tính cấp thiết, do Trưởng phòng Kế hoạch Tổng hợp quyết định các hình thức chuyển phát thích hợp để áp dụng.

Điều 8. Cung cấp và quản lý hộp thư điện tử cho các đơn vị phục vụ giao dịch văn bản điện tử

1. Mỗi đơn vị và cá nhân thuộc Trường được cung cấp một hộp thư điện tử trong miền @ctu.edu.vn hoặc @student.ctu.edu.vn do Trung tâm Thông tin và Quản trị mạng quản lý để phục vụ việc trao đổi thông tin, văn bản phục vụ công tác quản lý và tác nghiệp qua mạng.

2. Hộp thư điện tử chính thức của Trường dùng trong giao dịch văn bản điện tử với các cơ quan ngoài Trường và với các đơn vị trong Trường là Địa chỉ email này đã được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó. . Hộp thư này do Phòng Kế hoạch Tổng hợp quản lý.

Điều 9. Bảo vệ hệ thống thông tin điện tử của Trường trong giao dịch điện tử

Tất cả các đơn vị, cá nhân thuộc Trường tham gia giao dịch văn bản điện tử đều phải thực hiện đầy đủ các quy định hiện hành của nhà nước và của Trường về sử dụng các dịch vụ điện tử và an toàn mạng và chịu trách nhiệm về các nội dung do đơn vị và cá nhân thực hiện.

Điều 10. Xử lý văn bản điện tử đến

1. Xử lý văn bản cấp Trường: phòng Kế hoạch Tổng hợp chịu trách nhiệm thực hiện, gồm các bước sau:

a) Kiểm tra tính xác thực về nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản.

b) Lấy số văn bản đến

c) Gởi email (trong đó có số văn bản đến, ngày nhận, trích yếu nội dung văn bản) kèm file văn bản cho Ban Giám hiệu Trường để xin ý kiến phê duyệt.

d) Ban Giám hiệu Trường xem xét phê duyệt văn bản trên email và gởi lại cho phòng Kế hoạch Tổng hợp.

e) Phòng Kế hoạch Tổng hợp lưu văn bản điện tử vào cơ sở dữ liệu của Trường và chuyển email chỉ đạo của Ban Giám hiệu kèm theo địa chỉ của văn bản được lưu trên cơ sở dữ liệu đến các đơn vị và cá nhân có liên quan.

f) Theo dõi, đôn đốc thực hiện.

2. Xử lý văn bản cấp đơn vị: Chánh Văn phòng khoa (hoặc phụ trách hộp thư điện tử của đơn vị) chịu trách nhiệm thực hiện, gồm các bước sau:

a) Kiểm tra tính xác thực về nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản.

b) Lấy số văn bản đến

c) Gởi email (trong đó có số văn bản đến, ngày nhận, trích yếu nội dung văn bản) kèm file văn bản cho lãnh đạo đơn vị để xử lý.

d) Lãnh đạo đơn vị xem xét phê duyệt, chỉ đạo thực hiện văn bản.

f) Theo dõi, đôn đốc thực hiện.

g) Sau khi hoàn thành công việc, Chánh Văn phòng khoa (hoặc phụ trách hộp thư điện tử của đơn vị) chuyển cho phòng Kế hoạch Tổng hợp (nếu có yêu cầu).

Điều 11. Xử lý văn bản giấy đến

Các bước thực hiện như sau:

1. Lấy số văn bản đến.

2. Chuyển văn bản thành văn bản điện tử dạng pdf.

3. Thực hiện các bước còn lại như Điều 10.

Điều 12. Xử lý văn bản điện tử đi

1. Tất cả những văn bản Ban Giám hiệu ký và các đơn vị ký thừa lệnh Ban Giám hiệu phải được phòng Kế hoạch Tổng hợp chuyển đi. Sau khi văn bản được ký duyệt, đơn vị soạn thảo văn bản chuyển cho phòng Kế hoạch Tổng hợp (về địa chỉ email pkhth Địa chỉ email này đã được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó. ) tập tin văn bản và văn bản giấy.

2. Phòng Kế hoạch – Tổng hợp có trách nhiệm gán số hiệu, điền cụm từ "(Đã ký)" vào vị trí phía trên họ và tên của người có thẩm quyền ký vào văn bản điện tử, lưu trữ vào cơ sở dữ liệu, và chuyển văn bản đến đối tượng nhận, áp dụng.

3. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo việc xử lý văn bản điện tử đến đơn vị mình.

4. Hằng ngày, trong giờ hành chính, lãnh đạo đơn vị, cán bộ viên chức, người được phân công quản lý hộp thư của đơn vị phải truy cập hộp thư điện tử của cá nhân và đơn vị ít nhất 2 lần vào đầu giờ mỗi buổi làm việc để kịp thời xử lý các văn bản, thông tin nhận được. Nếu trong ngày, cán bộ bận giảng dạy thì tùy điều kiện, phải truy cập hộp thư điện tử của mình ít nhất 1 lần.

Điều 13. Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị thuộc Trường

1. Quản lý, chỉ đạo và triển khai giao dịch văn bản điện tửcủa đơn vị mình theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước và của quy định này.

2. Thường xuyên cập nhật thông tin trên trang thông tin điện tử của đơn vị. Xử lý, giải quyết kịp thời các văn bản điện tử đã gửi vào hộp thư điện tử của đơn vị.

3. Chịu trách nhiệm về nội dung, tính chính xác và tính bảo mật của các thông tin trong quá trình sử dụng giao dịch văn bản điện tử.

4. Cử cán bộ, chuyên viên quản lý hộp thư điện tử của đơn vị, có nhiệm vụ thường xuyên khai thác, sử dụng hộp thư được cung cấp để nhận, chuyển văn bản.

5. Phòng Kế hoạch Tổng hợp thường xuyên truy cập hộp thư điện tử của Trường để xử lý các văn bản của các đơn vị trong và ngoài trường gởi đến Trường và thực hiện chuyển văn bản điện tử của Trường cho các đơn vị trong và ngoài Trường.

6. Trung tâm Thông tin & Quản trị Mạng chịu trách nhiệm đảm bảo hạ tầng Công nghệ Thông tin phục vụ các giao dịch điện tử.

Điều 14. Khen thưởng, kỷ luật

1. Những tập thể, đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy định giao dịch văn bản điện tử sẽ được Trường xem xét biểu dương, khen thưởng theo quy định.

2. Cá nhân nào do thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc vi phạm Quy định này và các quy định hiện hành của Nhà nước trong giao dịch văn bản điện tử, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà Trường sẽ xử lý, kỷ luật và đề nghị các cơ quan có liên quan xử lý theo các quy định hiện hành của pháp luật./.

Địa chỉ Liên hệ

PHÒNG KẾ HOẠCH TỔNG HỢP
NHÀ ĐIỀU HÀNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
Khu II, đường 3/2, P. Xuân Khánh, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ
Điện thoại: (0710) 3831 530        
Fax: (0710) 3838474
Copyright © 2014 - Phòng Kế hoạch Tổng hợp - Đại học Cần Thơ