Quy trình quản lý dự án PDF. In Email
Viết bởi Phòng Hợp tác Quốc tế   
Thứ tư, 05 Tháng 9 2012 02:18

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, THỦ TỤC, QUẢN LÝ THỰC HIỆN

DỰ ÁN/ĐỀ TÀI VIỆN TRỢ, TÀI TRỢ

 

          - Căn cứ Nghị định số 131/2006/NĐ-CP ngày 09.11.2006 của Chính phủ ban hành Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức;

          - Căn cứ Nghị định số 93/2009/NĐ-CP ngày 22.10.2009 của Chính phủ ban hành Quy chế quản lý và sử dụng viện trợ phi Chính phủ nước ngoài;

          - Căn cứ Thông tư số 07/2010/TT-BKH ngày 30.03.2010 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư Hướng dẫn thi hành Nghị định số 93/2009/NĐ-CP ngày 22.10.2009 của Chính phủ ban hành Quy chế quản lý và sử dụng viện trợ phi Chính phủ nước ngoài;

          - Căn cứ Thông tư số 225/2010/TT-BTC ngày 31.12.2010 của Bộ Tài chính Quy định chế dộ quản lý tài chính nhà nước đối với viện trợ không hoàn lại của nước ngoài thuộc nguồn thu ngân sách nhà nước;

          - Căn cứ Thông tư số 06/2011/TT-BGDĐT ngày 11.02.2011 của Bộ Giáo dục và Đào tạo Quy định về quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ nước ngoài; 

I. TIẾP NHẬN DỰ ÁN MỚI Ở TRƯỜNG

 1. Khi tiếp nhận một dự án mới, Chủ nhiệm dự án/đề tài (là người đại diện Đơn vị/ nhóm nghiên cứu ký kết hợp đồng, thỏa thuận, đề cương với đối tác bên ngoài) gởi đến Phòng Hợp tác Quốc tế (P.HTQT) 04 bộ hồ sơ gồm :

          - Công văn xin tiếp nhận dự án/đề tài

          - Nguyên bản (tiếng nước ngoài) của đề cương, hợp đồng, thỏa thuận hoặc các văn bản có liên quan đến dự án/đề tài

          - Bản dịch tiếng Việt tóm tắt của đề cương, hợp đồng, thỏa thuận hoặc các văn bản có liên quan đến dự án

          - Văn bản đề nghị thành lập Ban Quản lý dự án/đề tài (Chủ nhiệm, điều phối viên, thư ký, kế toán, thủ quỹ) và nhân sự tham gia dự án

          - Định mức chi cho dự án/đề tài

          - Kế hoạch chi tổng của dự án (thời gian thực hiện từ 2 năm trở lên)

          - Kế hoạch chi cho năm thứ I của dự án/đề tài

          Trong kế hoạch chi các dự án/đề tài phải nộp quản lý phí cho Trường theo Quyết định số 1678/QĐ/ĐHCT-QLKH ngày 13.11.2008 của Trường Đại học Cần Thơ.

2. P.HTQT sẽ cùng với Phòng Tài Vụ (P.TV) thụ lý các văn bản nêu trên, cấp mã số của dự án, trình Ban Giám hiệu ký duyệt. Sau khi được duyệt, Chủ nhiệm dự án lưu 01 bộ, P.Quản lý Khoa học : 01 bộ ; P.HTQT : 01 bộ ; P.TV : 01 bộ

Đối với các dự án/đề tài có tổng kinh phí dưới hoặc bằng 20.000 USD và thực hiện trong thời gian dưới 01 năm sẽ được quản lý ở cấp Trường. Nếu dự án/đề tài có tổng kinh phí trên 20.000 USD và thực hiện trong thời gian từ 02 năm trở lên sẽ làm văn kiện dự án để xin phê duyệt tiếp nhận của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

 

II. TIẾP NHẬN DỰ ÁN MỚI Ở BỘ

 

1. Chủ nhiệm dự án lập nội dung văn kiện dự án (theo mẫu của Bộ Kế hoạch và Đầu tư đính kèm), sau khi hoàn thành gởi file điện tử của văn kiện dự án về cho P. HTQT (Ông Nguyễn Văn Bé: Địa chỉ email này đã được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó. , cc Cô Trần Thị Minh Thảo: Địa chỉ email này đã được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó. ) để thẩm định và góp ý.

2. Sau khi P. HTQT góp ý, Chủ nhiệm dự án hoàn chỉnh nội dung văn kiện, in ra giấy, đóng thành quyển (bìa văn kiện (theo mẫu) bằng giấy bìa cứng màu trắng, không mùi thơm) gởi về P.HTQT 07 quyển.

Quyển văn kiện dự án được đóng theo thứ tự gồm :

-          Văn kiện dự án

-          Nội dung dự án

-          Đề cương/hợp đồng/thỏa thuận đã ký kết đối tác bên tài trợ bằng tiếng nước ngoài

-          Bảng dịch tóm tắt bằng tiếng Việt và các phụ lục kèm theo (nếu có)

3. P.HTQT lập Tờ trình gởi Bộ Giáo dục và Đào tạo xin quyết định tiếp nhận dự án, trình Hiệu trưởng ký cùng với văn kiện dự án. Sau khi Hiệu trưởng ký, P.HTQT gởi Vụ Kế hoạch Tài chính Bộ Giáo dục và Đào tạo 04 quyển, lưu ở P.HTQT 01 quyển, P.TV 01 quyển, Chủ nhiệm dự án 01 quyển và gởi Bộ Tài chính 01 quyển khi lập thủ tục xác nhận viện trợ.

4. Nếu có ý kiến góp ý của các đơn vị (Vụ KHCN, Vụ HTQT của Bộ GD&ĐT, Bộ Kế hoạch Đầu tư, các Sở, các địa phương có liên quan), Chủ nhiệm dự án sẽ hoàn chỉnh văn kiện dự án, gởi lại P.HTQT 04 quyển văn kiện để trình Hiệu trưởng ký, P.HTQT lập Tờ trình gởi Bộ kèm 02 quyển, P.HTQT lưu 01 quyển, Chủ nhiệm dự án : 01 quyển.

5. Khi có Quyết định phê duyệt tiếp nhận dự án của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Phòng Tài Vụ sẽ giữ 01 bản chính, Phòng HTQT 01 bản và Chủ nhiệm dự án 01 bản photo.

 

III. XÁC NHẬN VIỆN TRỢ

 

Sau khi có Quyết định phê duyệt tiếp nhận dự án của Bộ Giáo dục và Đào tạo, tiếp theo sẽ lập xác nhận viện trợ .

1. Chủ nhiệm dự án sẽ lập tờ khai xác nhận viện trợ được quy định tại Phụ lục 2 Thông tư số 225/2010/TT-BTC ngày 31.12.2010 của Bộ Tài chính gồm :

Mẫu C1-HD/HNVT “Tờ khai xác nhận xác nhận viện trợ hàng hóa nhập khẩu”

Mẫu C2-HD/HNVT “Tờ khai xác nhận xác nhận viện trợ hàng hóa, dịch vụ trong nước”

2. Khi P.TV nhận được giấy báo Có của Ngân hàng sẽ photo gởi cho P.HTQT (02 bản) để P.HTQT lập mẫu C3-HD/XNVT “Tờ khai xác nhận viện trợ bằng tiền”.

          Địa điểm xác nhận viện trợ : Tổ Quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế thuộc Cục Quản lý nợ và Tài chính đối ngoại – Bộ Tài chính tại TP.Hồ chí Minh (địa chỉ : 138 Nguyễn Thị Minh Khai)

Khi Bộ Tài chính ký xác nhận gởi lại Trường : Phòng Tài Vụ lưu 02 bản (01 bản chính, 01 bản photo), P.HTQT lưu 01 bản, Chủ nhiệm dự án lưu 01 bản.

 

IV. GIẢI NGÂN VÀ THANH TOÁN

 

1. Trong thời gian chờ Hiệu trưởng ký văn kiện dự án, nếu thấy cần thiết Chủ nhiệm dự án/đề tài có thể xin giải ngân để kịp tiến độ thực hiện dự án :

- Giấy đề nghị bán ngoại tệ (mẫu 11_TV) kèm kế hoạch chi số ngoại tệ đề nghị bán (mẫu 10c_TV)

- Giấy đề nghị rút ngoại tệ mặt (mẫu 12_TV) kèm kế hoạch chi số ngoại tệ đề nghị rút (mẫu 10c_TV)

- Chuyển khoản mua vật tư, thiết bị (mẫu 03a_TV) : nếu tạm ứng kèm hợp đồng (02 bản photo có đóng dấu treo của Trường), nếu thanh toán kèm hồ sơ gồm 01 bộ chứng từ gốc và 01 bộ hóa đơn, hợp đồng photo có đóng dấu treo của Trường .

- Số ngoại tệ đề nghị bán theo kế hoạch chi tối đa trong quý, khi Phòng Tài Vụ nhận được tiền sẽ báo cho kế toán dự án biết để lập Giấy đề nghị tạm ứng tiền mặt (mẫu 02_TV) kèm bản photo kế hoạch chi (mẫu 10c_TV).

Sau thời gian thực hiện kế toán dự án phải thanh toán bằng chứng từ ít nhất là 2/3 tổng số tiền đã tạm ứng Phòng Tài Vụ mới giải quyết cho tạm ứng tiếp (hồ sơ thanh toán gồm Giấy đề nghị thanh toán (mẫu 03b_TV), bảng kê chứng từ (mẫu 04_TV) kèm các hóa đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng …).

Nếu trong hồ sơ thanh toán có khoản chi tiền công cho cá nhân : - đối với CBVC trong Trường kê các khoản thu nhập theo bảng thống kê thu nhập cá nhân (mẫu 09-TV) – đối với người ngoài Trường : cá nhân nhận trên 1.000.000 đồng phải nộp thuế thu nhập cá nhân 10% nếu có mã số thuế và 20% nếu không có mã số thuế. 

Số tiền tạm ứng phải thanh toán hết vào cuối tháng 12 hàng năm, trường hợp không thể thanh toán hết kế toán phải có giải trình lý do và có xác nhận của Chủ nhiệm dự án.

 

V. BÁO CÁO DỰ ÁN/ĐỀ TÀI

 

1. Đối với các dự án đang hoạt động

Ngoài việc Chủ nhiệm dự án báo cáo định kỳ cho phía đối tác theo hợp đồng/thỏa thuận đã ký kết. Chủ nhiệm dự án phối hợp với Phòng HTQT và Phòng Tài Vụ lập báo cáo cho Bộ Giáo dục và Đào tạo thông qua Phòng HTQT định kỳ 06 tháng (phụ lục 6a), năm (phục lục 6b) theo điều 10 về mẫu biểu và chế độ báo cáo… trong Thông tư 07/2010/TT-BKH ngày 30.3.2010 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

- Báo cáo 06 tháng: chậm nhất ngày 10 tháng 07 Chủ nhiệm dự án phải gởi báo cáo theo các mẫu từ biểu 01 đến biểu 08 (phụ lục 6a) bằng thư điện tử (biểu 01 và biểu 02 gởi cả bằng văn bản, fax và thư điện tử) về Bộ Giáo dục và Đào tạo.

- Báo cáo năm : chậm nhất ngày 20 tháng 01 năm tiếp sau Chủ nhiệm dự án phải gởi báo cáo theo mẫu Báo cáo tình hình thực hiện năm (phụ lục 6b) bằng văn bản, fax, thư điện tử về Bộ Giáo dục và Đào tạo.

 

          2. Đối với dự án kết thúc

          Khi dự án kết thúc, chậm nhất 06 tháng kể từ ngày kết thúc thực hiện dự án, Chủ nhiệm dự án phải gởi báo cáo theo mẫu Báo cáo kết thúc dự án viện trợ PCPNN (phụ lục 6c) bằng văn bản, fax và thư điện tử về Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Đồng thời Chủ nhiệm dự án tiến hành kiểm kê tài sản của dự án viện trợ, đề xuất phương án xử lý và bàn giao tài sản theo hướng dẫn tại Thông tư 87/2010/TT-BTC ngày 15.06.2010 của Bộ Tài Chính hướng dẫn việc quản lý và xử lý tài sản của các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước khi dự án kết thúc (liên hệ với Phòng Quản trị Thiết bị để biết cụ thể).

Phòng Quản trị Thiết bị sẽ cùng Chủ nhiệm dự án thực hiện việc kiểm kê và bàn giao tài sản, khi có Biên bản bàn giao chính thức, Chủ nhiệm dự án gởi cho Phòng Tài Vụ 02 bộ (bản chính)./.